Ringkasan Eksekutif: Apakah Itu Berada di Orang Pertama atau Orang Ketiga?

Jika saya punya cara saya, setiap ringkasan eksekutif akan menjadi orang pertama. Tapi kemudian dunia belum bisa melihatnya dengan caraku.

Apakah Anda menulis ringkasan eksekutif di orang pertama atau orang ketiga biasanya tergantung pada hubungan Anda dengan klien. Seperti ini. Semakin besar organisasi, semakin mungkin orang ketiga akan digunakan – nada yang lebih formal. Semakin akrab Anda dengan klien, dan semakin baik hubungannya, ada peluang besar ringkasan eksekutif Anda dapat ditulis dalam orang pertama dan menjadi lebih informal dan percakapan. Untuk wirausahawan, ini cenderung lebih benar dengan klien bisnis kecil dengan siapa mereka telah bekerja dan membangun hubungan.

Tapi – ingatlah ini. Baik Anda menggunakan orang pertama atau orang ketiga dalam ringkasan eksekutif Anda, pilihannya adalah hubungan yang didorong. Jika Anda memiliki hubungan yang baik dengan manajemen senior dari organisasi besar, Anda mungkin menggunakan orang pertama. Yaitu – saya, saya, kami, kami. Namun, jika ringkasan eksekutif akan dilihat oleh orang lain yang mungkin tidak menghargai bahasa orang pertama, hangat, pertama yang mungkin Anda gunakan, atau tidak memiliki hubungan dengan Anda, tetap berpegang pada orang ketiga; dia, dia, mereka / mereka, itu.

Terserah Anda untuk memutuskan apakah menggunakan orang pertama dalam ringkasan eksekutif Anda memenuhi tingkat kenyamanan klien. Sebagai contoh, Anda mungkin mengatakan kepada klien "Kami menyarankan Anda mengambil tindakan ini. Jika Anda setuju, saya akan membuat janji dengan orang-orang Anda, maka kita bisa membahas langkah selanjutnya." Itu orang pertama, dan informal.

Secara umum Anda tidak akan atau tidak boleh menggunakan orang pertama ketika memberikan ringkasan eksekutif kepada organisasi yang tidak Anda kenal; yaitu, pemerintah, perusahaan besar, LSM. Mereka mungkin akan terkejut jika Anda mulai menggunakan I atau We. Mereka tidak akan mengharapkannya dan masalah yang Anda hadapi adalah bahwa mereka akan membuang proposal besar hanya karena bahasa yang Anda gunakan.

Apakah ada pengecualian? Tentu saja ada. Beberapa organisasi hanya berbeda. Mereka progresif, kreatif, lebih terbuka untuk pendekatan alternatif. Sebuah tim olahraga, perusahaan hiburan, bahkan organisasi politik mungkin ingin melihat sesuatu yang luar biasa. Jika proposal Anda unik maka ringkasan eksekutif Anda harus unik. Itu tidak harus mengikuti format orang ketiga tradisional.

Kriteria saya dalam mengembangkan ringkasan eksekutif, selain itu menjadi ringkasan proposal Anda, adalah bahwa itu dapat diakses. Apa yang saya maksud dengan akses, dan bagaimana hal itu terhubung dengan menggunakan orang pertama atau ketiga? Saya berani bertaruh Anda sudah membaca buku atau kertas yang menurut Anda memiliki konten bagus tetapi ternyata sulit dibaca. Dengan dapat diakses, maksud saya bahwa tulisan ini mudah diikuti, mudah dipahami – dan bahwa masalah-masalah rumit secara efektif dijelaskan. Buku, makalah, proposal sering disisihkan jika tidak bisa diakses. Orang-orang tidak dapat diganggu untuk membacanya, termasuk saya. Maksud saya adalah bahwa saya percaya menulis pada orang pertama umumnya lebih mudah diakses. Anda dapat menulis – dengan suara Anda sendiri. Ini sangat alami, cenderung lebih hangat dan karena itu lebih mudah didekati. Bahkan mungkin lebih baik dipahami.

Saya katakan di awal bahwa dunia belum datang ke cara saya berpikir tentang menggunakan orang pertama. Itu tidak sepenuhnya benar, berkat dampak dari media sosial. Media sosial mengubah hubungan yang membangun terbalik. Facebook, LinkedIn, Twitter menghasilkan hubungan yang tidak pernah ada di masa lalu. Koneksi baru ini mendorong pemasaran masuk, sebagian besar melalui blog, dan blog selalu ditulis dalam orang pertama. Membangun hubungan melalui media sosial ini menciptakan dunia yang lebih informal. Itu pada gilirannya mempengaruhi cara kita berkomunikasi di area lain. Jadi jangan berharap ringkasan eksekutif untuk menjadi orang ketiga kaku seperti di masa lalu.

Tetapi bagaimana jika Anda harus tetap dengan orang ketiga yang formal dalam menanggapi RFP atau proposal lain, namun Anda ingin memberikan beberapa kepribadian pada proposal Anda? Anda mungkin tidak dapat menggunakan ringkasan eksekutif, tetapi coba tebak. Surat lamaran Anda memang memberi Anda pilihan itu. Ini dari Anda, itu adalah orang pertama, itu dapat membedakan Anda, kualitas unik Anda, apa yang Anda benar-benar ingin klien ketahui tentang Anda dan perusahaan Anda.

Ringkasan eksekutif orang pertama atau orang ketiga? Tanyakan pada diri Anda hubungan seperti apa yang Anda miliki, atau tidak miliki, dengan klien. Anda selalu dapat memainkannya dengan aman menggunakan orang ketiga. Jika Anda bisa menjadi lebih pribadi dan informal, dan hubungan dengan klien membenarkannya, maka pertimbangkan untuk menggunakan orang pertama.